1. Información al usuario
Fichar Online, en adelante EL RESPONSABLE, es responsable del tratamiento de los datos personales del Usuario y le informa de que estos datos serán tratados de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril (GDPR), y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (LOPDGDD).
2. Identidad del responsable
Denominación social: Fichar Online
CIF: Fichar Online
Dirección: Fichar Online
Correo electrónico: Fichar Online
Delegado de Protección de Datos: Fichar Online
3. Principios aplicables al tratamiento de datos personales
El tratamiento de los datos personales del Usuario se someterá a los siguientes principios recogidos en el artículo 5 del GDPR:
- Licitud, lealtad y transparencia: Se requerirá en todo momento el consentimiento del Usuario previa información completamente transparente de los fines para los cuales se recogen los datos personales.
- Limitación de la finalidad: Los datos personales serán recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos.
- Minimización de datos: Los datos personales recogidos serán únicamente los estrictamente necesarios en relación con los fines para los que son tratados.
- Exactitud: Los datos personales deben ser exactos y estar siempre actualizados.
- Limitación del plazo de conservación: Los datos personales solo serán mantenidos de forma que se permita la identificación del Usuario durante el tiempo necesario para los fines de su tratamiento.
- Integridad y confidencialidad: Los datos personales serán tratados de manera que se garantice su seguridad y confidencialidad.
- Proactividad: El Responsable del Tratamiento será responsable del cumplimiento de lo anterior y capaz de demostrarlo ante las autoridades de control competentes.
4. Finalidad y legitimación del tratamiento
4.1. Finalidad
Los datos personales que el Usuario facilite a través de la web serán tratados con las siguientes finalidades:
- Gestionar la cuenta de usuario y proporcionar acceso a los servicios de control horario y fichaje laboral.
- Procesar y gestionar los fichajes de los empleados de la empresa cliente.
- Gestionar solicitudes de información, consultas o peticiones realizadas por el Usuario.
- Enviar comunicaciones comerciales sobre nuestros productos y servicios, siempre que el Usuario haya dado su consentimiento.
- Cumplir con las obligaciones legales aplicables.
4.2. Base jurídica
La base legal para el tratamiento de los datos personales es:
- Ejecución de un contrato: La prestación del servicio de control horario requiere el tratamiento de los datos de los empleados.
- Consentimiento del interesado: Para el envío de comunicaciones comerciales.
- Interés legítimo: Para la mejora de nuestros servicios y la prevención de fraudes.
- Obligación legal: Cumplimiento del RD-Ley 8/2019 sobre registro de jornada laboral.
5. Categorías de datos personales
Las categorías de datos que se tratan son:
- Datos identificativos: Nombre, apellidos, DNI/NIE, email, teléfono.
- Datos de empleo: Cargo, departamento, horario laboral, código de empleado.
- Datos de localización: Coordenadas GPS del fichaje (solo si la funcionalidad está activada).
- Datos de la cuenta: Usuario, contraseña (encriptada), preferencias.
- Datos de facturación: Razón social, CIF, dirección fiscal, datos bancarios.
No tratamos categorías especiales de datos personales (origen étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, datos de salud, etc.) salvo en los casos en que el Usuario haya solicitado expresamente su tratamiento mediante la funcionalidad de gestión de ausencias por motivos médicos.
6. Periodo de conservación
Los datos personales se conservarán durante:
- Datos de fichaje: 4 años desde la fecha del fichaje (obligación legal del RD 8/2019).
- Datos de empleados: Mientras dure la relación laboral y durante los plazos legales de prescripción posteriores.
- Datos de clientes: Durante la vigencia de la relación contractual y 6 años posteriores (obligaciones contables y fiscales).
- Datos de contacto: Hasta que el Usuario solicite su supresión o retire su consentimiento.
7. Destinatarios de los datos
Los datos personales del Usuario podrán ser compartidos con:
- Proveedores de servicios tecnológicos: Servidores en la nube (Amazon Web Services), servicios de email (SendGrid).
- Entidades financieras: Para la gestión de pagos y cobros.
- Administraciones públicas: Cuando exista una obligación legal (Inspección de Trabajo, Agencia Tributaria).
- Asesorías y consultores: Que nos prestan servicios de auditoría, legal o fiscal.
Todos los destinatarios mencionados están ubicados dentro del Espacio Económico Europeo o cumplen con los mecanismos adecuados para las transferencias internacionales de datos.
8. Derechos del usuario
Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si estamos tratando datos personales que le conciernen.
Los interesados tienen derecho a:
- Acceder a sus datos personales.
- Solicitar la rectificación de los datos inexactos.
- Solicitar la supresión cuando los datos ya no sean necesarios.
- Solicitar la limitación de su tratamiento en determinadas circunstancias.
- Oponerse al tratamiento de sus datos.
- Solicitar la portabilidad de sus datos en formato estructurado.
- Retirar el consentimiento en cualquier momento.
Para ejercer estos derechos, puede enviar una solicitud a: Fichar Online o mediante correo postal a nuestra dirección, adjuntando copia de su DNI o documento equivalente.
También tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
9. Seguridad de los datos
EL RESPONSABLE ha adoptado medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida o la alteración, incluyendo:
- Cifrado SSL/TLS en todas las comunicaciones.
- Almacenamiento encriptado de contraseñas.
- Copias de seguridad diarias.
- Control de acceso basado en roles.
- Auditorías de seguridad periódicas.
- Formación del personal en protección de datos.
10. Actualización de la política de privacidad
EL RESPONSABLE puede modificar la presente Política de Privacidad para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o de interpretación de la Agencia Española de Protección de Datos. Estas condiciones de privacidad pueden ser completadas o modificadas por avisos legales o formularios de recogida de datos, y en caso de contradicción, prevalecerán estos últimos.
11. Contacto
Para cualquier duda o consulta relacionada con esta Política de Privacidad, puede contactar con nosotros en:
Email: Fichar Online
Dirección: Fichar Online
Delegado de Protección de Datos: Fichar Online